Табель учета рабочего времени: образец заполнения и чистый бланк

Рабочее времяКаждому кадровому работнику известно, что заполнять документы нужно четко и без ошибок. К несчастью, их не всегда заполняют правильно. Часто это происходит из-за недостатка нужной информации. В этой статье мы рассмотрим правила заполнения табеля учета рабочего времени и предоставим возможность скачать чистый бланк.

Табель учета рабочего времени

Каждая компания, которая использует труд наемных работников, учитывает их рабочее время. Для этого применяется специальный бланк.

Что это такое

Табель учёта рабочего времени — это документ, в котором содержится информация о трудовых днях каждого сотрудника предприятия, днях пропуска работы по разным причинам. Зарплата начисляется на основании этого документа. С его помощью контролируется трудовая дисциплина, продолжительность рабочей недели, сверхурочная работа.

Основным документом, который запрашивает проверка, пришедшая на предприятие, и есть данный табель. Он должен быть всегда правильно заполнен.

Основные формы

    Существуют две часто используемые формы этого табеля:

  • Т-12
  • и Т-13.

Т-12 — многофункциональный вариант. А форма Т-13 табеля учета рабочего времени применяется, если организация использует автоматическую систему контроля выхода-невыхода на работу (турникет). Данные заносят в форму с помощью компьютера.

Форма Т-12 и Т-13
У формы Т-12 имеются два раздела. Если организация ведет учет времени и расчет по зарплате отдельно, то заполнять можно только первый раздел, который будет как самостоятельный документ.

Заполнение

Далее мы рассмотрим, как правильно заполнять и кто подписывает табель учета рабочего времени.

Кто заполняет, кто подписывает

Для оформления и составления табеля учета рабочего времени выбирается ответственный человек, в основном это бухгалтер по зарплате или кадровик. Если предприятие имеет несколько подразделений, и одному человеку трудно вести учет, то разрешается в каждом отделе назначить надежных людей по табелированию рабочего времени.

После того как все отделы сдадут табеля, все данные будут сводить в один документ и передавать в бухгалтерию. Если в должностной инструкции функция по заполнению табеля не зафиксирована, нужно издать приказ.

Хранение документов
Когда табель заполнен, сотрудник, который отвечает за него, должен обозначить свою должность и поставить подпись с расшифровкой в определенных ячейках. Утверждает документ начальник структурного подразделения или директор организации. Они также указывают должность, и ставят подпись. В конце ставится дата заполнения табеля.

Срок хранения табеля учета рабочего времени на предприятии должен составлять один год, это установлено законодательством.

Если закрытый табель потерялся, его можно восстановить, используя объяснительные, больничные листы, информацию о командировках и все, что может подтвердить присутствие или отсутствие человека на работе.

Основные способы заполнения

Ведение табеля учета рабочего времени происходит в течение всего месяца, отмечая явки и неявки работников. В конце подводят итоги по количеству отработанных дней. Явки и неявки отмечают методом непрерывной регистрации. Это значит, что за каждое число месяца в подходящей ячейке ставится обозначение —явка или неявка по неизвестным причинам.

Разрешается не отмечать явки, а только фиксировать отклонения от графика. Если в течение месяца отклонений от графика работы не было, то в документе будут указаны только итоги о результате работы, а другие клетки будут пустыми.

Рассмотрим порядок заполнения табеля учета рабочего времени на форме Т-13.
В Т-13 для обозначения явок и неявок выделена отдельная строка для каждого сотрудника. Во второй и третьей графе нужно указать фамилию и инициалы, табельный номер и его должность. В четвертой отмечаются явки на работу и пропуски.

Заполнение табеля
У каждого календарного дня есть своя клетка. В верхней части клетки — кодовое обозначение, а ниже отмечается количество отработанного времени. Если учет времени происходит в днях, то нижняя клетка не заполняется.

Вверху пятой графы пишут сколько отработано дней отдельно в первой половине месяца и во второй, а в нижней —отработанные часы. В шестой графе записывают те же данные, только за весь месяц в целом.

Каждый вид труда имеет соответствующий вид оплаты, который имеет отдельное кодовое обозначение.

В седьмой графе прописываются именно эти данные, их учитывают при расчете зарплаты.

    Примеры кодов вида оплаты труда в табеле учета рабочего времени:

  • 2000 — оплата труда и командировочных;
  • 2300 — оплата больничного;
  • 2012 — оплата отпуска и др.

В восьмой графе пишется корреспондирующий счет, а в девятой —количество времени по каждому виду оплаты.
В остальные графы записывают данные о причинах неявки или опоздания на работу.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

В бюджетных организациях пользуются формой №0504421, которая утверждена приказом Минфина РФ от 15 декабря 2010 г. № 173н.
В этом табеле отображается особенность работы бюджетных организаций.

    Ведется эта форма так же, как Т-12 и Т-13:

  • в едином экземпляре;
  • открывают за три дня до начала нового расчетного периода;
  • используют без изменений типовой формы.

Образец заполнения формы № 0504421 смотрите ниже.

Таблица имеет несколько отличий. В шапке нужно указать не только название организации, период ведения, структурное подразделение, а еще и его цифровой вид. Если в табеле не внесены изменения, то его называют первичным и отмечают в этой графе как «0». С каждым следующим исправлением указывается номер изменения по порядку.

Учет рабочего времени
В первых четырех графах вписываются инициалы, должность сотрудников и их табельный номер. Следующие графы заполняют в течение периода. В верхней части указывают отклонения от рабочего графика в часах, а в нижней — обозначение причины. В 20 графе пишут промежуточный итог, а в 37 — месячный.

В этой форме никаких специальных расчетов не предусмотрено. После окончания расчетного периода табель передают в бухгалтерию, и на его основании рассчитывают зарплату для сотрудников бюджетной организации.

Исправления в табеле запрещены.

Общепринятые кодовые обозначения при заполнении документа

В таблице указаны буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Условные обозначения Буквенный код Цифровой код
Продолжительность дневной работы Я 01
Продолжительность ночной работы Н 02
Продолжительность работы в выходные дни и праздники РВ 03
Работа сверхурочно С 04
Работа вахтовым методом ВМ 05
Командировка К 06
Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другом регионе ПМ 08
Основной ежегодный отпуск с оплатой ОТ 09
Дополнительный ежегодный отпуск с оплатой ОД 10
Дополнительный отпуск, связанный с обучением, при этом сохраняя средний заработок работникам, совмещающим работу с учёбой У 11
Сокращённая продолжительность рабочего времени для тех, кто обучается без отрыва от работы с частичным сохранением зарплаты УВ 12
Дополнительный отпуск, связанный с обучением, не сохраняя зарплату УД 13
Отпуск во время беременности и родов Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до трех лет ОЖ 15
Отпуск, который разрешил работодатель, не сохраняя зарплату ДО 16
Отпуск без зарплаты при условиях, которые предусмотрены законодательством РФ ОЗ 17
Дополнительный ежегодный отпуск, без зарплаты ДБ 18
Временная нетрудоспособность с выплатой пособия Б 19
Временная нетрудоспособность без пособия в случаях, которые предусмотрены законодательством Т 20
Сокращённое рабочее время в случаях, которые предусмотрены законодательством ЛЧ 21
Время необходимого прогула, если признали увольнение, или перевели на другую работу, или отстранили от работы с восстановлением на предыдущей работе ПВ 22
Неявки, во время которых исполняются государственные или общественные обязанности Г 23
Прогулы (без уважительных причин) ПР 24
Длительность работы в режиме неполного рабочего дня по инициативе работодателя в случаях, которые предусмотрены законодательством НС 25
Выходные дни и праздничные нерабочие дни В 26
Выходные дни дополнительные (оплачиваются) ОВ 27
Выходные дни дополнительные (без зарплаты) НВ 28
Забастовка (при условиях, которые предусмотрены законом) ЗБ 29
Неявки по неизвестным причинам (пока не выяснятся обстоятельства) НН 30
Время простоя, если виноват работодатель РП 31
Простой по причинам, которые не зависят ни от работодателя ни от работника НП 32
Простой, если виноват работник ВП 33
Оплачиваемое отстранение от работы в соответствии с законодательством НО 34
Неоплачиваемое отстранение от работы по причинам, которые предусмотрены законодательством НБ 35
Временная остановка работы, если задерживают зарплату НЗ 36

 

Как обозначается отпуск

Разные виды отпусков имеют соответствующие обозначения.

По графику
Ежегодный основной отпуск в данном документе обозначается ОТ или 09. А отпуск дополнительный имеет код ОД.

За свой счет
Какой код отпуска за свой счет проставлять зависит от того, какая причина была у сотрудника, чтобы его взять. Если по семейным обстоятельствам и работодатель дал согласие — ДО. Если предприятие обязано предоставить отпуск по Трудовому договору, то в табеле ставят ОЗ.

Учебный
Если сотрудник находится в учебном оплачиваемом отпуске, в документе ставится отметка У или 16. В графе учета обозначается начало отпуска и его окончание. Дополнительный учебный отпуск, в котором зарплата не сохраняется, отмечают кодом УД или 18.

По беременности и родам
Женщине, находящейся в отпуске во время беременности и родов в документе ставят код Р или 14.

По уходу за ребенком
Женщине, которая находится дома и ухаживает за ребенком до трех лет, в документе ежемесячно ставят ОЖ или 15.

Нюансы

На сотрудника при его увольнении нужно заполнить дополнительный лист, который в конце месяца прикладывается к основному документу и делается заметка об увольнении.

Неявка сотрудника на работу
Когда работник не явился на работу по неизвестным причинам, то прогул в четвертой графе табеля имеет обозначение НН или 30. После подтверждения сотрудником причины невыхода, код НН исправляют на другой, который соответствует причине неявки.

Болезнь во время отпуска
При болезни сотрудника во время ежегодного отпуска и наличии у него больничного листа, в документе вместо ОТ ставят Б. И работнику продлевают отпуск на время его болезни.

Праздник во течении отпуска
Бывает так, что во время отпуска выпадают календарные праздничные дни. В таком случае они не входят в отпуск. В табеле вместо ОТ ставят В.

Ответственность за отсутствие табеля

Некоторые считают, что табель вести необязательно. Бухгалтера считают, что табель нужен только на крупных фирмах, где работает много людей. А на маленьких предприятиях рабочее время учитывают с помощью расписания, больничных листов и по памяти бухгалтера. Такое мнение присутствует из-за недостаточных проверок Гоструда.

Отсутствие данного документа — нарушение законодательства. В ходе проверки инспектор обяжет руководителя вести табель, возможно, будет составлен протокол о правонарушении с наложением штрафа.

Табельный учет необходим для того, чтобы анализировать и контролировать как используется рабочее время и состояние трудовой дисциплины.

Посмотрите видео: составление табеля рабочего времени в 1С Предприятие.

Скачать чистый бланк

Скачать чистый бланк табеля учета рабочего времени можно здесь.

Образец заполнения

Образец заполнения табеля смотрите по ссылке.

Как сшивать документыКак правильно сшивать и хранить табель учета рабочего времени и другие документы смотрите отдельную статью.
 
Трудовая книжкаЧто нужно знать о ведении трудовых книжек.
 

Задайте вопрос в комментариях

2 + 19 =