Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2017 в РФ

Правила заполнения трудовых книжек 2016-2017
Трудовая книжка — это отражение пути каждого работающего человека. Этот документ содержит всю его трудовую биографию: уровень полученного образования, квалификацию, профессиональный рост, отношение к трудовым обязанностям. Чтобы эти документы выполняли отведенную им роль, существуют строгие правила заполнения трудовых книжек 2016-2017.

Для чего существует трудовая книжка?

  • Для фиксирования всех изменений в трудовой деятельности человека;
  • для отражения данных о причинах увольнений и награждениях;
  • для подтверждения трудового (при начислении пенсии) и страхового стажа (при начислении пособий по социальному страхованию).

И поэтому трудовая книжка требует ответственного отношения к себе как со стороны ее владельца, так и со стороны должностных лиц, обязанностью которых является оформление, ведение и хранение документа в соответствие с законодательством.
 
Летопись российского персонального трудового документа в видео:

Законодательство о трудовых книжках

Нормы оформления трудовых книжек регламентированы законодательными актами:

1 Трудовой Кодекс РФ содержит понятие «трудовая книжка», описывает обязанности работодателя, связанные с хранением, ведением трудовых книжек, регулирует порядок их оформления.

2 В Кодексе об административных правонарушениях РФ описаны нормы, определяющие уровень ответственности работодателя за несоблюдение правил ведения, оформления, хранения трудовых документов.

3 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Документ содержит образец трудового документа и вкладыша. Постановление также регламентирует нормы хранения и ведения персональных трудовых документов.

4 Министерством труда и соцразвития России 10.10.2003 принято Постановление № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Документ содержит строгие нормы заполнения трудовых документов (книжек и вкладышей к ним) и алгоритм исправления допущенных ошибок.

Правила составления характеристики на работникаКак правильно составляется характеристика на работника, и кто на предприятии за это отвечает? Образцы готовых документов можно найти здесь: http://svoedelo-kak.ru/kadry/deloproizvodstvo/harakteristika.html.

Каким работникам можно устанавливать ненормированный рабочий день, и как это правильно оформить, читайте в статье.

При подготовке к отчетности, передаче на проверку или для хранения требует сшить документацию организации. Как это сделать правильно, описано здесь.

Правила оформления

Основные требования к заполнению трудовых книжек представлены в таблице:
 

Требования Правила заполнения Примечания
Порядковый номер Собственный порядковый номер присваивается каждой записи
Даты Записи всех дат делают только арабскими цифрами по следующему формату: ХХ — число, ХХ — месяц, ХХХХ — год Например, при указании в документе даты 9 апреля 2017 года, запись должна выглядеть так: 09.04.2017
Цвет чернил Записи вносятся при помощи перьевой, шариковой, гелевой авторучки с использованием световодостойких чернил, пасты, геля Чернила должны быть фиолетового, черного либо синего цвета
Сокращения Сокращения в персональных трудовых документах использовать нельзя.
Записи следует вносить аккуратно, корректно и полностью
Язык Записи в персональных трудовых документах следует вести на русском языке В республиках РФ в 2016-2017 по правилам заполнения трудовых книжек для внесения записей может быть использован язык республики, если он установлен официально
Соответствие записи приказу Нижеперечисленные сведения вносятся в персональные трудовые документы в строгом соответствии с приказами руководителя:

  • о приеме на работу,
  • об увольнении,
  • о переводе при смене должности либо места работы,
  • об изменении квалификации специалиста,
  • о поощрении, награждении
Указываются номера и даты соответствующих приказов
Сроки внесения В трудовую книжку сотрудника, работающего более, чем пять дней в организации, уполномоченным лицом должны быть своевременно внесены все необходимы записи.

Если человек только начинает свою трудовую деятельность, и трудовая книжка ему оформляется впервые, сделать это нужно не позднее, чем в течение семи дней с момента начала трудовых отношений.

Сведения при увольнении работника вносятся непосредственно в день увольнения

При условии, что это для него основное место работы, и отношения оформлены по трудовому договору
 Состав сведений
  • личные сведения,
  • вид выполняемой сотрудником работы,
  • перевод,
  • увольнение, причина увольнения,
  • информация о поощрениях, вознаграждениях
Ознакомление работников организации с записями 1. Сотрудники должны обязательно быть ознакомлены с внесенными в персональные трудовые книжки записями. После ознакомления с записями, сотрудник ставит подпись в личной карточке, где дублируются записи трудовой книжки

2. После того как отношения в рамках трудового договора завершены, записи, внесенные в ТК, заверяются. Далее ставится подпись руководителя, подпись сотрудника и печать организации

3. После заполнения титула сотрудник расписывается, тем самым подтверждая корректность внесённых сведений. Роспись ставится также на титуле вкладыша и дубликата

Ответственные за ведение ТК

Работодатель ответственен за надлежащее ведение персональных трудовых книжек.

Руководитель организации внутренним приказом назначает уполномоченное лицо и делегирует ему обязанности, связанные с учетом, оформлением, ведением, хранением, выдачей персональных трудовых документов.

В случае ненадлежащего ведения ТК уполномоченное лицо, назначенное руководителем, привлекается к ответственности.

При проведении проверок приказы на назначение уполномоченного лица проверяются Гострудинспекцией.

Как должны храниться?

Для хранения трудовых документов сотрудников в организации отводится определенное место без доступа посторонних лиц. Чаще всего для этих целей используется железный шкаф, который закрывается на замок, или сейф, где размещаются в специальных лотках или ящиках ТК сотрудников.

Хранение трудовых книжек
 
Сведения о принятых, выданных трудовых книжках работников вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Это журнал оформляется, заполняется и ведется специалистом отдела кадров.
 

Наименование документа Сроки хранения
Невостребованные трудовые книжки Не выданные работникам персональные трудовые документы хранятся в организации на протяжении семидесяти пяти лет
Книга учёта  Данный документ хранят семьдесят пять лет

Правила заполнения трудовых книжек 2016-2017

Оформление титульного листа

  1. Фамилия, имя, отчество работника вносится полностью согласно паспортным данным.
    Если сотрудник сменил фамилию за время работы, то уполномоченное лицо вносит необходимое исправление на основании паспорта или свидетельства, подтверждающего факт смены фамилии.

    Исправление титульного листа ТК

    Следует перечеркнуть прежние данные одной чертой и вписать новые. На внутренней стороне обложки делается запись, указывающая на документ, который служит основанием для корректировки личных данных, ставится подпись, печать.

  2. Дата рождения – значение записывается так: число.месяц.год.
  3. Образование. Сотрудник предоставляет документ об образовании, к примеру, диплом, на основании которого специалист вносит сведения в персональный трудовой документ. При получении работником какого-либо дополнительного образования сведения дополняются без зачеркиваний.
  4. Специальность работника записывается в именительном падеже. Если работник занимает должность, требующую особых знаний, навыков и подготовки, то специалисту следует сделать отметку о наличии дополнительных документов, подтверждающих необходимую квалификацию.
  5. Дата заполнения. После принятия сотрудника в штат документ заполняется в пятидневный срок.
  6. Печать организации, подпись ответственного лица с обязательной расшифровкой, подпись владельца ТК.

Как правильно оформить титульный лист, смотрите в видео:

Запись при приёме на работу

  • Сначала во второй графе записывается наименование предприятия в полном и сокращенном варианте или проставляется штамп организации.
  • В первой графе ставится порядковый номер записи.
  • Во второй графе фиксируется дата приёма сотрудника.
  • В третьей графе записывается, что сотрудник «Принят/принята в «название отдела» на «наименование должности/профессии».
  • В четвертую графу следует записать номер, дату приказа.

Перевод

Если работник переводится из внешней организации, то сведения о переводе вносятся в ТК так:

1. Сначала записываются сведения об увольнении с места, где сотрудник ранее трудился.
2. Затем делается запись о приёме на новое место.

При внутреннем переводе сотрудника достаточно просто сделать запись о переводе на новое место работы следующим образом:

  • поставьте номер записи в первой графе;
  • во второй графе укажите дату перевода;
  • в 3-й графе сделайте отметку о переводе;
  • в четвертой графе укажите номер и точную дату приказа о переводе данного работника.

Увольнение

Запись об увольнении:

  • в 1-й графе укажите номер записи;
  • во 2-й графе — дату увольнения сотрудника;
  • внесите запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ в 3-ю графу;
  • сделайте отметку о приказе об увольнении сотрудника в 4-й графе и укажите его дату и номер. Здесь же необходимо поставить печать и подпись уполномоченного лица;
  • увольняемого сотрудника необходимо ознакомить с записью, что он удостоверяет своей подписью.

Последовательность операций при внесении отметок об устройстве на работу, переводе и увольнении по правилам заполнения трудовых книжек 2016-2017:

Если уволенный сотрудник не забрал по каким-либо причинам свою трудовую книжку, то работодатель уведомляет его о необходимости явиться для вручения ему трудового документа или дать согласие на пересылку документа по почте.

Совместительство

Оформление записей при работе по совместительству не является обязательным, но при желании сотрудника такая запись должна быть внесена. Для этого работнику следует подготовить копию трудового соглашения, заверенную директором компании, и заполнить заявление в свободной форме.

Как правильно писать вриоВ документации предприятия не допустимы ошибки. Готовя приказ о назначении временно исполняющего обязанности, узнайте, как ВРИО писать правильно.

Индивидуальный предприниматель (ИП) — это юридическое лицо или физическое? Разъясняем здесь.

Аутсорсинг – это использование организацией или предпринимателем чужой рабочей силы или техники в целях получения прибыли. Когда и как выгодно использовать аутсорсинг: http://svoedelo-kak.ru/kadry/personal/autsorsing.html.

Ведение трудовой книжки ИП

Кадровый учет осуществляется индивидуальными предпринимателями на общих основаниях. Кроме того, индивидуальный предприниматель может воспользоваться и более упрощенной схемой внесения записей.

Запись о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю:

  1. Укажите полное наименование работодателя в третьей графе.
  2. В первой графе поставьте номер записи.
  3. Зафиксируйте дату приёма сотрудника в штат во второй графе.
  4. В третью графу запишите данные о приёме сотрудника, укажите его должность.
  5. Укажите номер, дату соответствующего приказа в четвертую графу.
Физические лица не имеют прав оформлять новые трудовые книжки или вносить какие-либо записи в уже существующие.

Ошибки

Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.

  •  
    1. Как внести исправления в сведениях о работе
     
  •  
    2. Как внести исправления на титульном листе
    ТК
     
Нельзя делать исправления в разделах при помощи зачеркивания. Сначала нужно признать, что запись является недействительной, сделав соответствующую отметку. Далее вносятся корректные данные. Подробнее:

  1. Запишите номер записи в 1-й графе.
  2. Запишите дату, на которую запись была признана некорректной, во 2-й графе.
  3. Сделайте отметку «Запись под №А недействительна» в 3-й графе.
  4. Снова поставьте дату для указания новой корректной записи во 2-й графе.
  5. Внесите новую запись в 3-ю графу.
  6. Укажите номер, дату документа, на основании которого данные были скорректированы, в четвертой графе.

Исправить ошибку, допущенную при заполнении титульного листа, несложно. Неверные сведения зачеркните одной чертой и запишите корректные сведения. Далее сделайте отметку о документе, подтверждающем, что новые данные верны.

О правилах внесения изменений в трудовую книжку рассказывает видео:

Копия трудовой книжки

Правильно заверенная копия трудовой книжки считается документом, подтверждающим трудовую занятость человека.

Как заверить копию?

  • Уполномоченное лицо снимет копии со всех страниц документа, имеющих записи.
  • На листах-копиях ставится печать, записывается текущая дата и резолюция «копия верна». Копия подписывается инспектором отдела кадров.
  • На копии необходимо сделать отметку в том, что человек является сотрудником организации по настоящий момент.
  • Дубликат

    Дубликат — это повторно оформленный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с оригиналом. Дубликат оформляется и ведется в 2016-2017 году в соответствии с правилами и нормами заполнения, установленными для трудовых книжек.

    Как получить дубликат

    Если работник потерял ТК, то ему следует обратиться на последнее место работы и уведомить об этом работодателя, написав заявление о потере в свободной форме.

    Образец заявления на выдачу дубликата трудовой

    Специалист отдела кадров подготовит и выдаст дубликат документа в пятнадцатидневный срок.

    Сведения, содержащиеся в дубликате ТК

    1. Общий стаж работы до приёма в данную организацию. Стаж указывается суммарно.
    2. Сведения о деятельности работника в этой организации.
    3. Сведения о награждениях, поощрениях, полученных на последнем месте работы.
    Дубликат может также быть выдан, если основной документ не пригоден к использованию, или, если есть судебное решение об его недействительности.

    Вкладыш

    Вкладыш в ТК заводится, когда в документе не остается места для внесения очередных записей.

    Вкладыш считается законным продолжением документа и оформляется аналогично, однако вкладыш недействителен без ТК. Отметка о прикреплении вкладыша должна быть обязательно внесена в трудовую.

    Как вшить вкладыш в трудовую книжку, и образец оформления вкладыша смотрите в видео:

    Если работодатель ценит своих сотрудников, то учет и ведение их персональных трудовых документов организовано на соответствующем уровне. Уважение к своим сотрудникам — это основа процветания и успеха бизнеса.

    Задайте вопрос в комментариях

    один × четыре =