Правила заполнения и хранения трудовых книжек в РФ в 2019 и 2020

Трудовые книжки работодатель обязан вести на каждого сотрудника, для которого место работы в данной организации является основным. Нормы и требования к ведению этих документов ежегодно претерпевают некоторые изменения. Рассмотрим актуальные правила оформления приведем образцы заполнения трудовой книжки в 2019, 2020 г.г. при приеме, переводе, а также увольнении работника.

Правила заполнения трудовых книжек в 2019 и 2020

Для чего существует трудовая книжка

  • Для фиксирования всех изменений в трудовой деятельности человека;
  • для отражения данных о причинах увольнений и награждениях;
  • для подтверждения общего трудового (при начислении пенсии) и страхового стажа (при начислении пособий по социальному страхованию).

И поэтому трудовая книжка требует ответственного отношения к себе как со стороны ее владельца, так и со стороны должностных лиц, обязанностью которых является оформление, ведение и хранение документа в соответствие с законодательством.

Регламентирующие документы

Нормы заполнения трудовых книжек в Российской Федерации устанавливаются следующими законодательными актами:

1 Трудовой Кодекс РФ содержит понятие «трудовая книжка», описывает обязанности работодателя, связанные с хранением, ведением документа, регулирует порядок его оформления.

2 В Кодексе об административных правонарушениях РФ описаны нормы, определяющие уровень ответственности работодателя за несоблюдение правил ведения, оформления, хранения трудовых документов, установленных законами РФ.

3 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Документ содержит образцы трудовой книжки и вкладыша к ней. Постановление также регламентирует нормы хранения и ведения этих документов.

4 Министерством труда и соцразвития России 10.10.2003 принято Постановление № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Документ содержит нормы заполнения самих книжек, вкладышей к ним и дубликатов, а также алгоритм исправления допущенных при заполнении в вышеуказанных документах ошибок.

Правила составления характеристики на работникаКак правильно составляется характеристика на работника, и кто на предприятии за это отвечает? Образцы готовых документов можно найти здесь: https://svoedelo-kak.ru/kadry/deloproizvodstvo/harakteristika.html.

Каким работникам можно устанавливать ненормированный рабочий день, и как это правильно оформить, читайте в статье.

При подготовке к отчетности, передаче на проверку или для хранения требует сшить документацию организации. Как это сделать правильно, описано здесь.

Правила оформления

Основные требования к заполнению трудовых книжек представлены ниже в таблице.
 

Требования Правила заполнения Примечания
Порядковый номер Собственный порядковый номер присваивается каждой записи
Даты Записи всех дат делают только арабскими цифрами по следующему формату: ХХ — число, ХХ — месяц, ХХХХ — год Например, при указании в документе даты 9 апреля 2019 года, запись должна выглядеть так: 09.04.2019
Цвет чернил Записи вносятся при помощи перьевой, шариковой, гелевой авторучки с использованием световодостойких чернил, пасты, геля Чернила должны быть фиолетового, черного либо синего цвета
Сокращения Записи следует вносить аккуратно, корректно и полностью. Не допускается использовать сокращения. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.п.
Язык Записи в персональных трудовых документах следует вести на русском языке В республиках Российской Федерации в 2019 и 2020 по правилам заполнения трудовых книжек для внесения записей может быть использован язык республики, если он установлен официально
Соответствие записи приказу Нижеперечисленные сведения вносятся в персональные трудовые документы в строгом соответствии с приказами руководителя:

  • о приеме на работу,
  • об увольнении,
  • о переводе при смене должности либо места работы,
  • об изменении квалификации специалиста,
  • о поощрении, награждении.
Указываются номера и даты соответствующих приказов
Сроки внесения В трудовую книжку сотрудника, работающего более, чем пять дней в организации, уполномоченным лицом должны быть своевременно внесены все необходимы записи.

Если человек только начинает свою производственную деятельность, и трудовая книжка ему оформляется впервые, сделать это нужно не позднее, чем в течение семи дней с момента трудоустройства.

Сведения при увольнении работника вносятся непосредственно в день увольнения.

При условии, что это для него основное место работы, и отношения оформлены по трудовому договору.
 Состав сведений
  • Личные сведения,
  • вид выполняемой сотрудником работы,
  • перевод,
  • увольнение, причина увольнения,
  • информация о поощрениях, вознаграждениях.
Ознакомление работников организации с записями После заполнения титульного листа сотрудник расписывается, тем самым подтверждая корректность внесённых сведений. Подпись ставится также на титульных листах вкладыша и дубликата.

При расторжения трудового договора вносится запись об увольнении. Работника необходимо с ней ознакомить. В подтверждении чего, в трудовой книжке после записи он ставит свою подпись и расшифровку.

Сотрудник должен быть ознакомлен и с внесимыми в трудовую книжку сведениями о работе. После ознакомления сотрудник ставит подпись в «Личной карточке работника», заполняемой работником отдела кадров, где дублируются записи из трудовой книжки.

Лица, ответственные за ведение трудовых книжек

Работодатель ответственен за надлежащее ведение персональных трудовых книжек.

Руководитель организации внутренним приказом назначает уполномоченное лицо и делегирует ему обязанности, связанные с учетом, оформлением, ведением, хранением, выдачей персональных трудовых документов.

В случае ненадлежащего ведения документов уполномоченное лицо, назначенное руководителем, привлекается к ответственности.

При проведении проверок приказы на назначение уполномоченного лица проверяются Гострудинспекцией.

Как должны храниться

Для хранения трудовых документов сотрудников в организации отводится определенное место без доступа посторонних лиц. Чаще всего для этих целей используется железный шкаф, который закрывается на замок, или сейф, где трудовые книжки сотрудников размещаются в специальных лотках или ящиках.

Хранение трудовых книжек
 
Сведения о принятых и выданных трудовых книжках работников вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Это журнал, как правило, оформляется, заполняется и ведется специалистом отдела кадров предприятия.
 

Наименование документа Сроки хранения
Невостребованные трудовые книжки Не выданные уволившимся работникам книжки хранятся в организации на протяжении семидесяти пяти лет
Книга учёта  Данный документ хранят семьдесят пять лет

 

Правила заполнения трудовых книжек в 2019, 2020

Оформление титульного листа

  1. Фамилия, имя, отчество. ФИО работника вносится полностью, без сокращения или замены иницалами, согласно паспортным данным.

    Если сотрудник сменил фамилию за время работы, то уполномоченное лицо вносит необходимое исправление на основании паспорта или свидетельства, подтверждающего факт изменения фамилии.

    Как внести исправления на титульном листе

    Следует перечеркнуть прежние данные одной чертой и вписать новые. На внутренней стороне обложки делается запись, указывающая на документ, который служит основанием для корректировки личных данных, ставится подпись, печать.

  2. Дата рождения. Значение записывается так: ХХ.ХХ.ХХХХ (число.месяц.год).
  3. Образование. Сотрудник предоставляет документ об образовании, к примеру, диплом, на основании которого специалист вносит сведения в трудовую книжку. При получении работником какого-либо дополнительного образования сведения дополняются без зачеркиваний.
  4. Специальность работника. Записывается в именительном падеже. Если работник занимает должность, требующую особых знаний, навыков и подготовки, то специалисту следует сделать отметку о наличии дополнительных документов, подтверждающих необходимую квалификацию.
  5. Дата заполнения. После принятия сотрудника в штат документ заполняется в пятидневный срок.
  6. Печать организации, подпись ответственного лица с обязательной расшифровкой, подпись владельца книжки.

Как правильно оформить титульный лист, смотрите в видео:

Запись при приёме на работу

  • Сначала во третьей графе записывается наименование предприятия в полном и сокращенном варианте или проставляется штамп организации.
  • В первой графе ставится порядковый номер записи.
  • Во второй графе фиксируется дата приёма сотрудника.
  • В третьей графе записывается, что сотрудник «Принят/принята в «название отдела» на «наименование должности/профессии».
  • В четвертую графу следует записать номер, дату приказа.

Перевод

Если работник переводится из внешней организации, то сведения о переводе вносятся в книжку в следующем порядке:

  1. Сначала записываются сведения об увольнении с места, где сотрудник ранее трудился.
  2. Затем делается запись о приёме на новое место.

При внутреннем переводе сотрудника достаточно просто сделать запись о переводе на новое место работы следующим образом:

  • в первой графе проставляется номер записи;
  • во второй графе указывается дата перевода;
  • в третьей графе делается непосредственно сама запись о переводе;
  • в четвертой графе указывается номер и точную дату приказа о переводе данного работника.

Увольнение

Запись об увольнении:

  • в первой графе указывается номер записи;
  • во второй графе — дата увольнения сотрудника;
  • запись об увольнении со ссылкой на статью Трудового Кодекса РФ вносится в третью графу;
  • отметка о приказе об увольнении сотрудника производится в четвертой графе, указывается его дата и номер. Здесь же необходимо поставить печать и подпись уполномоченного лица;
  • увольняемого сотрудника необходимо ознакомить с записью, что он удостоверяет своей подписью, указывая при этом свою фамилию и инициалы. После чего работник также расписывается в книге учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Последовательность операций при внесении отметок об устройстве на работу, переводе или увольнении по правилам заполнения трудовых книжек, действующих в 2019 году, смотрите в видео:

Если уволенный сотрудник не забрал по каким-либо причинам свою трудовую книжку, то работодатель уведомляет его о необходимости явиться для вручения ему документа или дать согласие на его пересылку по почте.

Совместительство

Оформление записей при работе по совместительству не является обязательным, но при желании сотрудника такая запись должна быть внесена. Для этого работнику следует подготовить копию трудового соглашения, заверенную директором компании, и заполнить заявление в свободной форме.

Как правильно писать вриоВ документации предприятия не допустимы ошибки. Готовя приказ о назначении временно исполняющего обязанности, узнайте, как ВРИО писать правильно.

Индивидуальный предприниматель (ИП) — это юридическое лицо или физическое? Разъясняем здесь.

Аутсорсинг – это использование организацией или предпринимателем чужой рабочей силы или техники в целях получения прибыли. Когда и как выгодно использовать аутсорсинг: https://svoedelo-kak.ru/kadry/personal/autsorsing.html.

Ведение трудовой книжки ИП

Кадровый учет осуществляется индивидуальными предпринимателями на общих основаниях. Кроме того, индивидуальный предприниматель может воспользоваться и более упрощенной схемой внесения записей.

Запись о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю производится в следующим образом:

  1. В первой графе поставьте порядковый номер записи.
  2. Зафиксируйте дату приёма сотрудника в штат во второй графе.
  3. Укажите полное наименование работодателя в третьей графе. Здесь же впишите данные о приёме сотрудника, его профессию и должность.
  4. Укажите номер, дату соответствующего приказа в четвертую графу.
Законодательно предусмотрено исключение для работодателей-физических лиц, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Они не вправе вести трудовые книжки на своих работников.

Исправление ошибок в трудовой книжке, примеры 2019

Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.

Как внести исправления в записях на титульном листе

Исправить ошибку, допущенную при заполнении титульного листа, несложно. Неверные сведения зачеркните одной чертой и запишите корректные данные. Далее сделайте отметку о документе, подтверждающем, что внесенные новые данные верны.

Как внести исправления в сведениях о работе

Нельзя делать исправления в разделах при помощи зачеркивания. Сначала нужно признать, что запись является недействительной, сделав соответствующую отметку. Далее вносятся корректные данные. Подробнее:

  1. Впишите номер записи в первой графе.
  2. Запишите дату, на которую запись была признана некорректной, во второй графе.
  3. Сделайте отметку «Запись под № недействительна» в третье графе.
  4. Снова поставьте дату для указания новой корректной записи во второй графе.
  5. Внесите новую запись в третью графу.
  6. Укажите номер, дату документа, на основании которого данные были скорректированы, в четвертой графе.

О правилах внесения изменений и исправлений в трудовой книжке рассказывает видео:

Копия трудовой книжки

Правильно заверенная копия трудовой книжки считается документом, подтверждающим трудовую занятость человека.

Как заверить копию правильно?

  • Уполномоченное лицо снимает копии со всех страниц документа, имеющих записи.
  • На листах-копиях ставится печать, записывается текущая дата и резолюция «копия верна». Копия подписывается инспектором отдела кадров.
  • На копии необходимо сделать отметку в том, что человек является сотрудником организации по настоящий момент.
  • Дубликат

    Дубликат — это повторно оформленный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с оригиналом. Дубликат оформляется и ведется в соответствии с правилами и нормами заполнения, установленными и действующими для трудовых книжек в 2019 и 2020 годах.

    Как получить дубликат

    Если работник потерял трудовую книжку, то ему следует обратиться на последнее место работы и уведомить об этом работодателя, написав заявление в свободной форме об утере документа.

    Образец заявления на выдачу дубликата трудовой

    Специалист отдела кадров подготовит и выдаст дубликат документа в пятнадцатидневный срок.

    Сведения, содержащиеся в дубликате трудовой книжки

    1. Общий стаж работы до приёма в данную организацию. Стаж указывается суммарно.
    2. Сведения о деятельности работника в этой организации.
    3. Сведения о награждениях, поощрениях, полученных на последнем месте работы.
    Дубликат может также быть выдан, если основной документ не пригоден к использованию, или, если есть судебное решение об его недействительности.

    Вкладыш

    Вкладыш в трудовую книжку заводится, когда в документе уже не остается места для внесения очередных записей.

    Вкладыш считается законным продолжением документа и оформляется аналогично, однако вкладыш недействителен при отсутствии самой книжки. Отметка о прикреплении вкладыша должна быть обязательно внесена в трудовую.

    Как выглядит вкладыш (образец) и как его вшить в трудовую книжку, смотрите в видео:

    Трудовая книжка — это отражение пути каждого работающего человека. Документ содержит всю его производственную биографию: уровень полученного образования, квалификацию, профессиональный рост, отношение к трудовым обязанностям. Если работодатель ценит своих сотрудников, то учет и ведение их персональных трудовых документов организовывается на предприятии на соответствующем уровне. Уважение к своим сотрудникам — это основа процветания и успеха бизнеса.



    Задайте вопрос в комментариях

    три × 2 =